L'employeur est en principe tenu de transmettre les attestations d'impôt sur les salaires de ses employés par voie électronique à l'administration fiscale. L'employeur doit remettre aux salariés une impression de leur attestation d'impôt sur les salaires selon le modèle officiel ou la mettre à disposition par voie électronique.
La transmission des données des attestations d'impôt sur les salaires doit être effectuée de manière authentifiée selon le jeu de données prescrit officiellement. Le certificat nécessaire à l'authentification doit être demandé une seule fois sur le portail de services de l'administration fiscale. Il existe également d'autres possibilités d'inscription pour l'utilisation de ELSTER (par ex. App, carte d'identité).
Une exception à la transmission électronique de l'attestation d'impôt sur les salaires s'applique aux employeurs sans décompte de salaire mécanique qui emploient exclusivement des salariés dans le cadre d'une activité mineure dans leurs ménages privés au sens du § 8a SGB IV ("538-Euro-Job" (2023 : 520-Euro-Job)). Ceux-ci peuvent délivrer une attestation manuelle d'impôt sur les salaires correspondante.