Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bei jeder Lohnzahlung die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und ggf. die Kirchensteuer für Rechnung des Arbeitnehmers vom Arbeitslohn einzubehalten, beim zuständigen Finanzamt der Betriebsstätte (Betriebsstättenfinanzamt) elektronisch anzumelden und dorthin abzuführen.
Die Beträge für Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sind nach den Besteuerungsmerkmalen zu berechnen, die in der Datenbank der Finanzverwaltung als „Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)“ gespeichert und vom Arbeitgeber abzurufen sind (z.B. Steuerklasse, Religionszugehörigkeit, Freibeträge). Der Abruf muss authentifiziert erfolgen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine Arbeitnehmer bei Aufnahme des Dienstverhältnisses in der Datenbank anzumelden und die ELStAM anzufordern. Der Arbeitgeber benötigt dafür folgende Angaben vom Arbeitnehmer:
- Steueridentifikationsnummer (ID-Nr.)
- Geburtsdatum
- Haupt- oder Nebenbeschäftigung
- ggf. Mitteilung, ob ein Freibetrag im Nebenarbeitsverhältnis zur Anwendung kommt.
Weitere Informationen zu den ELStAM finden Sie auf der Internetseite www.elster.de.
Das für die Authentifizierung erforderliche Zertifikat muss einmalig im Dienstleistungsportal der Finanzverwaltung beantragt werden.
Es bestehen auch weitere Anmeldemöglichkeiten zur ELSTER Nutzung (z.B. App, Personalausweis)
Wenn Sie in Ihrem Betrieb Arbeitnehmer beschäftigen, müssen Sie nach jedem Anmeldungszeitraum (monatlich, vierteljährlich, jährlich – siehe Fristen), in dem Arbeitslohn gezahlt wurde, eine „Lohnsteuer-Anmeldung" auf elektronischem Weg an das Betriebsstättenfinanzamt übermitteln.
Zudem ist für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto für das jeweilige Kalenderjahr zu führen. In das Lohnkonto sind u.a. Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns sowie die einbehaltene Lohnsteuer einzutragen. Der Arbeitgeber hat das Lohnkonto am Jahresende abzuschließen und aufgrund der Eintragungen im Lohnkonto spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer an die Finanzverwaltung zu übermitteln.