Lors de chaque paiement de salaire, l'employeur est tenu de retenir l'impôt sur le salaire, l'impôt de solidarité et, le cas échéant, l'impôt ecclésiastique pour le compte du salarié, de les déclarer par voie électronique auprès du service des impôts compétent de l'établissement (Betriebsstättenfinanzamt) et de les y verser.
Les montants de l'impôt sur le salaire, de l'impôt de solidarité et de l'impôt du culte doivent être calculés en fonction des caractéristiques d'imposition qui sont enregistrées dans la base de données de l'administration fiscale sous le nom de "caractéristiques électroniques de retenue de l'impôt sur le salaire (ELStAM)" et qui doivent être appelées par l'employeur (par exemple la classe d'imposition, l'appartenance religieuse, les abattements). L'appel doit être authentifié. L'employeur est tenu d'inscrire ses salariés dans la base de données et de demander les ELStAM dès le début du contrat de travail. Pour ce faire, l'employeur a besoin des informations suivantes de la part de l'employé :
- Numéro d'identification fiscale (ID-Nr.)
- Date de naissance
- Activité principale ou secondaire
- le cas échéant, communication de l'application ou non d'un abattement dans le cadre de l'emploi secondaire.
Vous trouverez de plus amples informations sur les ELStAM sur le site Internet www.elster.de.
Le certificat nécessaire à l'authentification doit être demandé une fois pour toutes sur le portail de services de l'administration fiscale. Il existe également d'autres possibilités d'inscription pour l'utilisation de ELSTER (par ex. App, carte d'identité)
Si vous employez des salariés dans votre entreprise, vous devez transmettre par voie électronique une "déclaration d'impôt sur les salaires" au centre des impôts de l'établissement après chaque période d'inscription (mensuelle, trimestrielle, annuelle - voir les délais) au cours de laquelle un salaire a été versé.
En outre, un compte de salaire doit être tenu pour chaque employé pour l'année civile concernée. Le type et le montant du salaire versé ainsi que l'impôt sur le salaire retenu doivent notamment être inscrits dans le compte de salaire. L'employeur doit clôturer le livre de paie à la fin de l'année et transmettre à l'administration fiscale, au plus tard le dernier jour du mois de février de l'année suivante, une attestation électronique de l'impôt sur les salaires pour le salarié, sur la base des inscriptions figurant sur le livre de paie, par télétransmission des données prescrites officiellement.