Wenn Sie eine unternehmerische Tätigkeit nach § 2 Umsatzsteuergesetz (UStG) ausüben, sind Sie berechtigt, Rechnungen auszustellen. Eine Pflicht zur Rechnungserteilung besteht unter anderem dann, wenn Sie eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringen. In diesem Fall müssen Sie innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung erteilen.
Notwendige Rechnungsangaben:
Das Umsatzsteuergesetz bestimmt, dass eine Rechnung bestimmte Angaben enthalten muss (§§ 14, 14a UStG). Erforderlich sind
insbesondere
- der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Rechnungsnummer,
- die Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der ausgeführten sonstigen Leistung,
- das Entgelt,
- der anzuwendende Steuersatz sowie
- der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag. Im Fall einer Steuerbefreiung ist ein Hinweis erforderlich, dass für die Lieferung
oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Kleinbetragsrechnungen
In einer Rechnung bis zu einem Gesamtbruttobetrag von 250 € (sogenannte Kleinbetragsrechnung, § 33 UStDV) brauchen aus
Vereinfachungsgründen nicht alle der in § 14 Abs. 4 UStG genannten Angaben enthalten sein. Ausreichend sind
- der vollständige Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Ausstellungsdatum,
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung,
- die Zusammenfassung des Entgelts und des Steuerbetrags in einer Summe (Bruttobetrag),
- die Angabe des anzuwendenden Steuersatzes oder im Fall einer Steuerbefreiung der Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Hinweis
Besonderheiten bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung
Auch wenn Sie die Kleinunternehmerreglung (§ 19 UStG) in Anspruch nehmen, können Sie gegenüber Ihren Kundinnen und Kunden
Rechnungen ausstellen. Allerdings dürfen Sie darin keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Bei Kleinbetragsrechnungen nach § 33
UStDV gilt die Angabe des Steuersatzes als gesonderter Steuerausweis. Beachten Sie dies nicht und weisen in Rechnungen die Umsatzsteuer
dennoch gesondert aus bzw. geben in Kleinbetragsrechnungen den Steuersatz an, führt dies grundsätzlich dazu, dass Sie die
ausgewiesene Steuer nach § 14c Absatz 2 UStG schulden. Ihre Rechnungsempfänger können die unberechtigt ausgewiesenen
Steuerbeträge nicht als Vorsteuer abziehen.
Elektronische Versendung
Rechnungen können sowohl in Papierform als auch elektronisch (zum Beispiel als E-Mail mit PDF-Anhang) verschickt werden. Bitte beachten Sie, dass elektronisch übermittelte Rechnungen nach den steuerlichen Aufbewahrungsgrundsätzen auch elektronisch aufbewahrt werden müssen.
In Papierform erstellte Abrechnungen und elektronische Rechnungen sind umsatzsteuerlich gleichgestellt. Deshalb müssen zum Beispiel die in § 14 Abs. 4 UStG genannten Pflichtangaben in der Rechnung enthalten sein, unabhängig davon, ob die Abrechnung elektronisch oder in Papierform erfolgt.