Wenn Sie eine unternehmerische Tätigkeit nach § 2 Umsatzsteuergesetz (UStG) ausüben, sind Sie berechtigt, Rechnungen auszustellen. Eine Pflicht zur Rechnungserteilung besteht unter anderem dann, wenn Sie eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringen. In diesem Fall müssen Sie innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung erteilen.
Notwendige Rechnungsangaben:
Das Umsatzsteuergesetz bestimmt, dass eine Rechnung bestimmte Angaben enthalten muss (§§ 14, 14a UStG). Erforderlich sind
insbesondere
- der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Rechnungsnummer,
- die Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der ausgeführten sonstigen Leistung,
- das Entgelt,
- der anzuwendende Steuersatz sowie
- der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag. Im Fall einer Steuerbefreiung ist ein Hinweis erforderlich, dass für die Lieferung
oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Kleinbetragsrechnungen
In einer Rechnung bis zu einem Gesamtbruttobetrag von 250 € (sogenannte Kleinbetragsrechnung, § 33 UStDV) brauchen aus
Vereinfachungsgründen nicht alle der in § 14 Abs. 4 UStG genannten Angaben enthalten sein. Ausreichend sind
- der vollständige Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Ausstellungsdatum,
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung,
- die Zusammenfassung des Entgelts und des Steuerbetrags in einer Summe (Bruttobetrag),
- die Angabe des anzuwendenden Steuersatzes oder im Fall einer Steuerbefreiung der Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Hinweis
Besonderheiten bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung
Auch wenn Sie die Kleinunternehmerreglung (§ 19 UStG) in Anspruch nehmen, können Sie gegenüber Ihren Kundinnen und Kunden
Rechnungen ausstellen. Allerdings dürfen Sie darin keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Bei Kleinbetragsrechnungen nach § 33
UStDV gilt die Angabe des Steuersatzes als gesonderter Steuerausweis. Beachten Sie dies nicht und weisen in Rechnungen die Umsatzsteuer
dennoch gesondert aus bzw. geben in Kleinbetragsrechnungen den Steuersatz an, führt dies grundsätzlich dazu, dass Sie die
ausgewiesene Steuer schulden. Ihre Rechnungsempfänger können die ausgewiesenen Steuerbeträge nicht als Vorsteuer
abziehen.
Einführung der verpflichtenden elektronische Rechnung ab 2025 (E-Rechnung)
Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 wurde das UStG geändert und die verpflichtende elektronische Rechnung (sogenannte E-Rechnung)
eingeführt.
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten Daten-Format im Sinne der europäischen
Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Beispiele für solche Formate sind die Standard XRechnung und
Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Format.
Der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gehen stufenweise Übergangsregelungen voraus. Erst ab dem 1. Januar 2028 wird das Ausstellen von E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmer vorgeschrieben. Vorerst sind Papier- und PDF-Rechnungen also noch erlaubt.
Von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen sind unter anderem Umsätze an private Endverbraucher, Kleinbetragsrechnungen, bestimmte steuerfreie Umsätze (z. B. steuerfreie Grundstücksvermietungen) und Rechnungen von Kleinunternehmern. In diesen Fällen können auch über den 1. Januar 2028 hinaus weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen ausgestellt werden.
Weitere Informationen zur E-Rechnung erhalten Sie hier.