Wenn Sie eine unternehmerische Tätigkeit (§ 2 Umsatzsteuergesetz - UStG) ausüben, sind Sie berechtigt, Rechnungen (§§ 14, 14a UStG) auszustellen. Eine Pflicht zur Rechnungserteilung besteht unter anderem dann, wenn Sie eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringen. In diesem Fall müssen Sie innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung erteilen.
Notwendige Rechnungsangaben:
Das Umsatzsteuergesetz bestimmt, dass eine Rechnung bestimmte Angaben enthalten muss (§§ 14, 14a UStG). Erforderlich sind unter
anderem
- der vollständiger Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Rechnungsnummer,
- die Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der ausgeführten sonstigen Leistung,
- das Entgelt,
- den anzuwendenden Steuersatz sowie
- den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder
sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Kleinbetragsrechnungen
In einer Rechnung bis zu einem Gesamtbruttobetrag von 250 € (sogenannte Kleinbetragsrechnung, § 33 UStDV) brauchen aus
Vereinfachungsgründen nicht alle der in § 14 Abs. 4 UStG genannten Angaben enthalten sein. Ausreichend sind
- der vollständige Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Ausstellungsdatum,
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
- das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag),
- sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Hinweis
Besonderheiten bei Kleinunternehmern
Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) dürfen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Bei
Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV gilt die Angabe des Steuersatzes als gesonderter Steuerausweis. Beachten Sie dies nicht und
weisen in Rechnungen die Steuer dennoch gesondert aus bzw. geben in Kleinbetragsrechnungen den Steuersatz an, führt dies dazu, dass
Sie die ausgewiesene Steuer nach § 14c Absatz 2 UStG schulden. Ihre Rechnungsempfänger können die unberechtigt ausgewiesenen
Steuerbeträge nicht als Vorsteuer abziehen.
Elektronische Versendung
Rechnungen können sowohl in Papierform als auch elektronisch übermittelt werden (zum Beispiel per E-Mail mit pdf-Anhang). Möchten Sie die Rechnungen elektronisch versenden, muss der Empfänger dieser Übermittlungsform zustimmen. Bitte beachten Sie, dass elektronisch übermittelte Rechnungen nach den steuerlichen Aufbewahrungsgrundsätzen auch elektronisch aufbewahrt werden müssen.
Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerlich gleich behandelt. Deshalb müssen zum Beispiel die in § 14 Abs. 4 UStG genannten Pflichtangaben in der Rechnung enthalten sein, unabhängig davon, ob die Abrechnung in elektronischer Form oder in Papierform erfolgt.