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Was ist bei der umsatzsteuerlichen Rechnungsstellung zu beachten?

Als Unternehmer (§ 2 UStG) sind Sie berechtigt, Rechnungen (§§ 14, 14a UStG) auszustellen. Eine Pflicht zur Rechnungserteilung besteht u.a. dann, wenn Sie eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringen. In diesem Fall müssen Sie innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung erteilen.

Die Rechnung muss bestimmten Formerfordernissen genügen (§§ 14, 14a UStG) und u. a. folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • das Ausstellungsdatum,
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer,
  • die Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  • das Entgelt,
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie
  • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Rechnungen, deren Bruttobetrag 250 € nicht übersteigt (sogenannte Kleinbetragsrechnungen, § 33 UStDV) brauchen aus Vereinfachungsgründen nicht alle der in § 14 Abs. 4 UStG genannten Angaben enthalten. Ausreichend sind:

  • Der vollständige Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • das Ausstellungsdatum,
  • die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
  • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag),
  • sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Hinweis

Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) dürfen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Bei Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV gilt die Angabe des Steuersatzes als gesonderter Steuerausweis. Beachten Sie dies nicht und weisen in Rechnungen die Steuer gesondert aus bzw. geben in Kleinbetragsrechnungen den Steuersatz an, führt dies dazu, dass die Folgen des § 14c Abs. 2 UStG (unberechtigter Steuerausweis) eintreten und Sie die Umsatzsteuer schulden. Ihre Rechnungsempfänger können die unberechtigt ausgewiesenen Steuerbeträge nicht als Vorsteuer abziehen.

Rechnungen können – vorbehaltlich der Zustimmung durch den Empfänger – auch auf elektronischem Weg übermittelt werden (z.B. E-Mail mit pdf-Anhang).

Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerlich gleich behandelt. Deshalb müssen unabhängig davon, ob die Abrechnung in elektronischer Form oder in Papierform erfolgt, z.B. die in § 14 Abs. 4 UStG genannten Pflichtangaben in der Rechnung enthalten sein. Bitte beachten Sie, dass elektronisch übermittelte Rechnungen nach den steuerlichen Aufbewahrungsgrundsätzen auch elektronisch aufbewahrt werden müssen.

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