Welche Abgabefristen gelten für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung? Was ist bei der elektronischen Übermittlung zu beachten?

Wenn Sie eine unternehmerische Tätigkeit ausüben, müssen Sie grundsätzlich für jeden abgelaufenen Monat oder jedes abgelaufene Vierteljahr eine Umsatzsteuer-Voranmeldungen elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Zusätzlich ist für das Kalenderjahr eine Umsatzsteuererklärung erforderlich. Falls Sie die Kleinunternehmerregelung (§ 19 Umsatzsteuergesetz - UStG) anwenden, sind Sie von der Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und der Jahreserklärung im Normalfall befreit.

Der Abgabezeitraum für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen im laufenden Jahr bestimmt sich regelmäßig nach der Höhe der Vorjahressteuer. Es gelten dabei unter anderem folgende Regelungen:

Hat Ihre Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7.500 € (ab 2025: 9.000 €) betragen, müssen Sie im laufenden Jahr monatlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben.
Hat Ihre Vorjahressteuer nicht mehr als 1.000 € (ab 2025: 2.000 €) betragen, kann Sie das Finanzamt von der Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen befreien.
Wenn sich für das vorangegangene Kalenderjahr ein Überschuss zu Ihren Gunsten von mehr als 7.500 € (ab 2025: 9.000 €) ergeben hat, können Sie an Stelle des Kalendervierteljahres den Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum wählen.

Falls Sie die unternehmerische Tätigkeit neu beginnen, bestimmt sich der Voranmeldungszeitraum nach der voraussichtlichen Steuer im Gründungsjahr. Hierzu ist erforderlich, dass Sie im Rahmen einer Prognose die voraussichtliche Umsatzsteuerzahllast bzw. den voraussichtlichen Vorsteuerüberschuss im Jahr der Neugründung ermitteln. Beträgt die Steuer voraussichtlich mehr als 7.500 € (ab 2025: 9.000 €), müssen Sie für jeden Kalendermonat Voranmeldungen einreichen. Beträgt die Steuer voraussichtlich nicht mehr als 7.500 € (ab 2025: 9.000 €), müssen Sie für jedes Kalendervierteljahr Voranmeldungen an das Finanzamt übermitteln. Ergibt sich für das laufende Kalenderjahr voraussichtlich ein Überschuss von mehr als 7.500 € (ab 2025: 9.000 €), können Sie an Stelle des Kalendervierteljahres den Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum wählen.

Die Voranmeldung müssen Sie spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (Vierteljahr, Monat) elektronisch an das Finanzamt übermitteln.
Beispiel:
Bei monatlicher Abgabepflicht muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Monat März bis zum 10. April eingereicht werden. Bei vierteljährlicher Abgabeweise müssen Sie die Voranmeldung für das 2. Kalendervierteljahr bis zum 10. Juli an das Finanzamt übermitteln.

Falls der 10. Tag auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag fällt, so endet die Abgabefrist am nächstfolgenden Werktag.

Das Finanzamt kann auf Antrag die Frist für die Abgabe der Voranmeldungen und für die Entrichtung der Vorauszahlungen verlängern (Dauerfristverlängerung, §§ 46 ff. der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung - UStDV). Die Abgabe- und Zahlungsfrist verschiebt sich in diesem Fall um einen Monat, zum Beispiel vom 10. Februar auf den 10. März. Wenn Sie verpflichtet sind, monatliche Voranmeldungen abzugeben, müssen Sie eine sogenannte Sondervorauszahlung an das Finanzamt entrichten, um die Dauerfristverlängerung zu erhalten.

Außerdem müssen Sie für das abgelaufene Kalenderjahr eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung an das Finanzamt übermitteln.

Im Bereich der Umsatzsteuer gilt das Prinzip der Selbstanmeldung der Steuer. Das bedeutet, dass Sie die Steuer sowohl in der Umsatzsteuer-Voranmeldung als auch in der Jahreserklärung selbst berechnen und an das Finanzamt entrichten müssen.
Bitte beachten Sie: Sofern das Finanzamt Ihren Angaben folgt, erhalten Sie keine gesonderte Nachricht oder Zahlungsaufforderung. Das Finanzamt setzt die Steuer nur dann durch einen Steuerbescheid fest, wenn es von Ihren erklärten Beträgen abweicht.

Für alle Erklärungen im Bereich der Umsatzsteuer gilt eine generelle Pflicht zur elektronischen Übermittlung. Sie müssen deshalb

die Umsatzsteuer-Voranmeldung,
den Antrag auf Dauerfristverlängerung/die Anmeldung der Sondervorauszahlung sowie
die Umsatzsteuererklärung

authentifiziert elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln.

Hierfür benötigen Sie ein elektronisches Zertifikat, das Sie unter Extern: www.elster.de (Öffnet in neuem Fenster) erhalten. Aus Sicherheitsgründen umfasst die Registrierung mehrere Schritte und beinhaltet unter anderem die Zusendung von Registrierungsdaten auf dem Postweg. Um eine fristgerechte Übermittlung der Voranmeldungen zu gewährleisten, wird angeraten, die Registrierung rechtzeitig vorzunehmen.

Nur in begründeten Härtefällen kann das zuständige Finanzamt ausnahmsweise auf die elektronische Übermittlung verzichten (§ 150 Abs. 8 der Abgabenordnung - AO - in Verbindung mit § 18 Abs. 1 Satz 2 UStG). Die Inanspruchnahme der Härtefallregelung müssen Sie beim Finanzamt schriftlich beantragen und die Gründe, weshalb die elektronische Übermittlung für Sie nicht zumutbar ist, erläutern. Nur wenn das Finanzamt Ihrem Antrag zustimmt, ist eine Übermittlung in Papierform zulässig.