Il existe également plusieurs règlements administratifs. Ce sont :
- Lettre du BMF du 26.11.2010, BStBl. I 2010, 1342,
- Lettre du BMF du 28.11.2019, BStBl. I 2019, 1269, (GoBD - Principes pour la bonne tenue et le stockage des livres, registres et documents sous forme électronique et pour l'accès aux données).
Les entreprises ayant des recettes en espèces utilisent généralement des systèmes en amont du système comptable, tels que des caisses enregistreuses, des balances avec fonction de caisse enregistreuse, des systèmes de caisse PC et des taximètres. Ces systèmes sont soumis aux mêmes exigences en matière d'enregistrement et de conservation des données que les systèmes comptables proprement dits.
L'utilisation de cette technologie présente un certain nombre d'avantages pour les entreprises, mais elle est également associée à des obligations. Ce dépliant a pour but de donner un aperçu afin d'identifier et d'éviter les sources d'erreurs courantes dans la comptabilité de caisse.
1. Principe de l'obligation de tenir des dossiers individuels (§ 146, alinéa 1, tiret 1 AO)
Les détails sont réglementés par le décret d'application du code des impôts (AEAO) sur la section 146 AO, lettre BMF du 19.06.2018.
Les principes d'une comptabilité correcte exigent généralement l'enregistrement de chaque transaction commerciale individuelle - c'est-à-dire chaque produit et chaque charge d'exploitation, chaque apport et chaque retrait - dans une mesure qui permette à un tiers expert de vérifier complètement son fondement, son contenu, son origine et son traitement, ainsi que son importance pour l'entreprise, dans un délai raisonnable. Cela signifie qu'il faut non seulement enregistrer la contrepartie monétaire, mais aussi la substance de la transaction et le nom de la partie contractante. Voir également le point 2.1.5 de l'AEAO au § 146.
En outre, le principe de l'obligation de tenir des registres individuels découle des dispositions de la loi sur l'impôt sur le chiffre d'affaires à l'article 22 (1) n° 1 de la loi sur l'impôt sur le chiffre d'affaires (UStG). Elle s'applique non seulement à ceux qui sont tenus de tenir une comptabilité, mais aussi aux contribuables qui déterminent leurs bénéfices conformément à l'article 4, paragraphe 3, de la loi sur l'impôt sur le revenu (EStG) (calculateurs d'excédent de recettes).
Le niveau de détail dans lequel les dossiers individuels doivent être conservés découle de l'article 14, paragraphe 4 de l'UStG. Cette disposition exige, entre autres, que la facture contienne des informations sur
- Nom et adresse du destinataire du service,
- Type de biens ou de services,
- quantité vendue,
- Prix et
- La taxe de vente.
Pour les factures de faible valeur, inférieures à 250 EUR, voir l'article 14 (6) UStG en liaison avec l'article 33 UStDV. Cependant, il n'y a pas d'obligation d'enregistrer chaque transaction individuellement (contrairement à l'enregistrement dans le système de caisse enregistreuse). Si le même type de marchandises avec le même prix de détail sont combinés dans un groupe de marchandises, cela n'est pas objecté, à condition que la quantité ou le nombre vendu reste apparent. Cela s'applique également aux services
En outre, les types de paiement doivent être enregistrés pour chaque transaction commerciale. Seules les ventes au comptant doivent être enregistrées dans le livre de caisse. Les paiements non monétaires (cartes de crédit/ventes CE, etc.) doivent être enregistrés séparément.
Les inscriptions conjointes à court terme d'opérations journalières en espèces et hors espèces dans le livre de caisse ne sont pas répréhensibles uniquement si les opérations journalières hors espèces initialement inscrites dans le livre de caisse sont identifiées séparément et sont à nouveau transférées de manière compréhensible immédiatement après du livre de caisse vers un compte séparé, à condition que la caisse enregistreuse soit toujours susceptible d'être renversée (voir GoBD, marginal n° 55).
2. Exception à l'obligation de tenir des dossiers individuels pour des raisons de vraisemblance (§ 146, alinéa 1, phrases 3 et 4 AO)
En cas de vente de marchandises à un grand nombre d'inconnus contre paiement en espèces, l'obligation de tenir des registres individuels ne s'applique pas pour des raisons de vraisemblance si aucun système d'enregistrement électronique n'est utilisé.
Les considérations de caractère raisonnable qui sous-tendent l'exemption prévue à l'article 146 (1) phrase 3 AO peuvent en principe également être appliquées aux services. Pour les services, cependant, les enregistrements individuels doivent toujours être conservés si le contact avec le client correspond approximativement à la durée du service et si le client peut généralement exercer une influence individuelle sur l'exécution du service. Toutefois, les prestataires de services - ainsi que les détaillants - ne peuvent pas compter sur la simplification de la tenue des registres dans la mesure où des registres individuels sont effectivement tenus (par exemple, réservations de rendez-vous/tables, commandes anticipées, enregistrement des données relatives aux clients, etc.) - voir AEAO au § 146, n° 2.2.6).
Si, en revanche, un système d'enregistrement électronique est utilisé, l'obligation d'enregistrement individuel s'applique indépendamment du fait que le système d'enregistrement électronique doive être protégé par un dispositif technique de sécurité certifié conformément à l'article 146a (3) AO en liaison avec l'ordonnance sur la sécurité de l'argent
Si le contribuable utilise une caisse enregistreuse de magasin ouvert ainsi qu'une balance qui n'affiche que le poids et/ou le prix et qui n'a pas de fonction de mémoire au-delà de la durée de la pesée individuelle, il n'y a pas d'objection à ce que les données individuelles susmentionnées de la balance ne soient pas enregistrées. Si, en revanche, les balances répondent aux exigences d'une caisse enregistreuse électronique, l'exemption de l'obligation d'enregistrement individuel ne s'applique pas à ce système d'enregistrement électronique (article 146 (1) phrase 4 AO).
3. Utilisation des caisses enregistreuses des magasins ouverts
Il n'y a pas d'"obligation de caisse". Il est également permis de tenir une caisse enregistreuse de magasin ouvert. Dans le cas des caisses enregistreuses de type "open shop", cependant, les exigences d'une bonne gestion de la trésorerie sont associées à un niveau d'effort élevé. Ici aussi, l'enregistrement de chaque transaction commerciale individuelle avec une description suffisante de la transaction est généralement requis.
Si l'enregistrement individuel conformément au paragraphe 2 n'est pas raisonnable, les recettes en espèces doivent être prouvées au moyen d'un rapport de caisse.
Même dans le cas d'une déclaration en espèces, le revenu professionnel déclaré doit pouvoir être vérifié quant à son exhaustivité et son exactitude (décision BFH du 13.03.2013 dossier n° X B 16/12). Pour l'établissement d'un rapport de caisse, la totalité du solde de caisse de l'entreprise, y compris l'argent liquide, doit être comptée quotidiennement, quel que soit l'endroit où l'argent est conservé (par exemple, coffre-fort, argent de poche des serveurs, monnaie, petite caisse, etc. Le solde final de la caisse doit alors être arithmétiquement augmenté des retraits et des dépenses et diminué des dépôts et du solde initial de la caisse, de sorte que le résultat soit les recettes quotidiennes (détermination rétrograde). Dans le cas de plusieurs caisses enregistreuses, les rapports de caisse doivent être affectables individuellement et le solde de caisse doit être affectable à la caisse enregistreuse respective
Les arrondis ou les estimations ne sont pas autorisés. Un protocole de comptage n'est pas obligatoire (décision BFH du 16.12.2016 X B 41/16), mais sert de preuve supplémentaire de la détermination complète du revenu. Toutefois, si un protocole de comptage est préparé et utilisé pour la détermination du revenu, il doit être conservé.
Les dépenses, les revenus, les retraits et les dépôts (y compris la preuve de l'origine) doivent être prouvés par des reçus (le cas échéant, des reçus personnels).
Seul un rapport de caisse préparé de cette manière est admissible et correct.
Les tableaux créés avec des logiciels standard (par exemple les programmes Office) ne respectent pas le principe d'immuabilité. Les logiciels disponibles sur le marché ne sont reconnus comme appropriés que si une modification ultérieure n'est pas possible ou s'ils sont marqués d'une note appropriée.
4. Utilisation de caisses enregistreuses électroniques
Depuis le 1.1.2017 (lettre du BMF du 26.11.2010, BStBl. I 2010, 1342), seules peuvent être utilisées les caisses enregistreuses électroniques qui permettent le stockage complet de toutes les données pertinentes pour la taxe - en particulier les données relatives au journal, à l'évaluation, à la programmation et aux modifications des données de base (p. ex. modifications du prix des articles ; identification de l'utilisateur) (BFH du 16.12.2014, BStBl. II 2015, 519).
En particulier en ce qui concerne cette lettre du BMF, il faut veiller à ce que les informations susmentionnées du système de caisse enregistreuse soient stockées de manière complète et inaltérable sous forme numérique. Lors du passage à un nouveau système, il est recommandé de continuer à conserver l'"ancienne caisse enregistreuse"
Si les documents de programmation ou les journaux des modifications ultérieures du programme font défaut, cela constitue un grave défaut de comptabilité formelle (arrêt BFH du 25.03.2015, BStBl. II 2015, 743).
Toutes les données individuelles (données de journal, données de base, données d'évaluation et données de programmation ainsi que leurs données de modification) qui découlent de l'utilisation de la caisse enregistreuse doivent être disponibles pendant la période de conservation de 10 ans
- disponible à tout moment,
- lisible de manière ininterrompue et
- évaluable par machine
- être stocké.
5. Documentation procédurale
La documentation procédurale des systèmes d'enregistrement utilisés, les manuels associés, les instructions d'utilisation et de programmation et la documentation des procédures d'exploitation doivent être tenus à disposition.
6. Droits d'accès aux données
Les autorités fiscales ont le droit d'accéder aux données conformément au § 147 alinéa 6 AO en ce qui concerne les données numériques de caisse qui doivent être enregistrées et conservées dans le cadre d'un contrôle externe. Dans le cadre d'un accès direct ou indirect aux données, il est possible d'inspecter le système de caisse ou d'exiger un transfert de supports de données.
Pour le transfert de supports de données, toutes les données nécessaires doivent être mises à disposition sur un support de données lisible par machine (par exemple, CD, DVD, clé USB). L'entreprise elle-même doit donc veiller à ce que les données individuelles avec toutes les informations structurelles de la caisse enregistreuse soient non seulement stockées, mais aussi exportées et mises à disposition dans un format lisible par le bureau des impôts
Cela s'applique également aux données détenues par des tiers (par exemple, centre de traitement des données, cloud).
7. Loi sur la protection contre la manipulation des documents numériques de base
Le 29.12.2016, la loi sur la protection contre la manipulation des documents numériques de base a été publiée (BStBl. 2017 I, p. 21). En conséquence, il existe d'autres exigences concernant la comptabilité de caisse d'un entrepreneur (§§ 146a, 146b AO). Les systèmes d'enregistrement électronique qui doivent être dotés d'un dispositif technique de sécurité (TSE) certifié sont régis par l'ordonnance sur la sécurité de l'argent (KassenSichV - BStBl. 2017 I, p. 1310).
8. Kassensicherungsverordnung (en anglais)
La loi susmentionnée sur la protection contre la manipulation des enregistrements numériques de base a également créé la base d'une ordonnance légale qui spécifie les nouvelles exigences relatives aux enregistrements électroniques des caisses enregistreuses.
L'ordonnance sur la sécurité du numéraire (BMF v. 26.09.2017, BStBl. 2017 I, S 1310) règle la manière dont le dispositif technique de sécurité (TSE) certifié doit être conçu. Il se compose essentiellement d'un module de sécurité, d'un support de stockage et d'une interface numérique uniforme.
Plus de détails à ce sujet ont été décrits dans la lettre du BMF du 17.06.2019 (AEAO à § 146a - Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme)
Les détails relatifs à la sécurité sont contenus dans les directives techniques de l'Office fédéral de la sécurité de l'information (BSI), notamment TR-03153, TR-03151, TR-03116 et autres (www.bsi-bund.de).
Le TSE est obligatoire à partir du 01.01.2020, dans des cas exceptionnels à partir du 01.01.2023 (pour les dispositions transitoires, voir le tableau ci-dessus sur le § 146a (1) AO). Les règlements de non-objection et d'équité pour l'utilisation ultérieure d'une EST ont expiré respectivement le 30.09.2020 et le 31.03.2021 (BMF du 06.11.2019, décret FM BW du 10.07.2020). Un allégement allant au-delà n'est possible qu'après approbation par l'administration fiscale sur demande individuelle conformément à l'article 148 AO. La condition préalable est que l'utilisation de l'EST entraîne une contrainte excessive qui peut être prouvée en détail. De plus amples informations sont disponibles sur la page d'accueil de OFD Karlsruhe (voir 11. Informations complémentaires). L'obligation de délivrer des reçus conformément à l'article 146a alinéa 2 AO n'en est pas affectée (voir n° 9).
Il est précisé que les systèmes de caisse enregistreuse qui ne peuvent pas être mis à niveau avec un EST ne pourront plus être mis sur le marché à partir du 01.01.2020 (interdiction de vente). Les systèmes de caisse PC qui ne peuvent pas être mis à niveau ne pourront plus être utilisés à partir du 01.01.2020.
Il est renoncé à la notification selon l'article 146a (4) AO jusqu'à ce qu'une option de transmission électronique soit utilisée. La date d'utilisation de l'option de transmission électronique sera publiée dans le Journal officiel fédéral des impôts, première partie.
9. Contrôle des espèces (§ 146b AO)
Un instrument de contrôle des autorités fiscales est le contrôle de caisse. Il sert à vérifier l'exactitude des enregistrements de trésorerie (recettes de trésorerie, dépenses de trésorerie). Un fonctionnaire peut pénétrer à l'improviste dans les locaux et les pièces de l'entreprise - pendant les heures normales de travail et d'ouverture.
Les systèmes de caisses enregistreuses électroniques ou assistées par ordinateur, les systèmes d'application, les balances avec fonction de caisse enregistreuse, les taximètres, les odomètres, les machines à sous et les caisses enregistreuses des magasins ouverts sont soumis à l'inspection des caisses enregistreuses.
Lors de l'inspection de la caisse enregistreuse, les données du système d'enregistrement électronique peuvent être visualisées par l'agent. La transmission de données sur un support de données exploitable par une machine peut également être requise.
Les détails sont réglementés dans l'AEAO au § 146b, lettre du BMF du 29.05.2018.
Les autorités fiscales utilisent un logiciel de vérification pour contrôler les certificats TSE, valider les signatures et vérifier et comparer les données des caisses enregistreuses avec les données TSE.
La possibilité de transmettre par voie électronique la notification de l'utilisation du TSE (article 146a (4) AO) permet également de vérifier rapidement si le système d'enregistrement électronique et le TSE ont été correctement notifiés aux autorités fiscales.
10. Conséquences des déficiences
Si la gestion de la trésorerie n'est pas en ordre, cela entraînera la perte de l'ordre de toute la comptabilité.
11. Plus d'informations
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